«إن التجارة الناجحة بالسلع الزراعية لا تقتصر فقط على وجود مجموعة كبيرة من الشركاء الموثوق بهم، وسجل حافل مع الشركات متعددة الجنسيات، ومفاوضين مهرة في الفريق وهامش ربح مرتفع. بل يتعلق الأمر أيضًا بعمليات وخطوات معينة أثناء التفاوض على العقود وتنفيذها والتي تساعد على ضمان حماية مصالح الشركة على النحو الواجب إذا ساءت الأمور. لقد لخصنا بعض الأشياء التي يتم نسيانها في بعض الأحيان، وأحيانًا لا يتم إعطاؤها الأهمية اللازمة، وإن ثبت أنها مفيدة في الممارسة «.

1. اعرف عميلك تظهر شركات جديدة باستمرار في السوق، وإذا كنت ترغب في النمو، فيجب عليك العمل معهم. هناك دائمًا خطر بالإفلاس أو ما هو أسوأ، الاحتيال. لا يمكن تجنب هذه المخاطر تمامًا، على الرغم من احتمالية تقليلها إلى الحد الأدنى. الأمر الأول هو التأكد من أنك تعرف هوية الطرف الذي تتعامل معه.

أولاً ، يجب أن تجيب على بعض الأسئلة الأساسية: هل أعرف هذه الشركة؟ هل هي معروفة في السوق؟ قم بجمع معلومات عن شريك محتمل من المشاركين في السوق - من بين شركائك الحاليين والوسطاء والبنوك وما إلى ذلك. غياب المعلومات المتاحة أمام العامة عن الشركة يعني أيضًا الكثير.

تلميح آخر هو التحقق من الشركة مع الهيئات التجارية مثل غرفة تجارة الحبوب والأعلاف (Gafta) و اتحاد جمعيات الزيوت والبذور والدهون (Fosfa)، - سواء كانت الشركة عضوًا في أي منها - (هذا المعلومات متاحة فقط لأعضاء الجمعية أو الغرفة).

كقاعدة عامة ، لا يمكن لأحد أن يروي قصتك بشكل أفضل منك ، لذا امنح شريكك المحتمل مثل هذه الفرصة. واحدة من أسهل الطرق هي أن تطلب منه إكمال نموذج «اعرف عميلك» (KYC) . إن نموذج «اعرف عميلك» (KYC) عبارة عن استبيان بسيط، يجب فيه على الطرف المقابل تقديم معلومات عنه. عادة ما تطلب هذه النماذج معلومات الشركة الأساسية (رقم التسجيل ، بلد التأسيس ، العنوان القانوني والفعلي ، الشركات الأم والشركات التابعة، التفاصيل المصرفية، أسماء أعضاء مجلس الإدارة، البريد الإلكتروني والعناوين البريدية، أرقام الهاتف ... إلخ). يطلب في هذا النموذج أيضًا نسخ من بعض مستندات الشركة العامة مثل شهادة التأسيس أو شهادة حسن السمعة أو ما شابه ذلك أو عقد التأسيس أو التوكيل الرسمي لممثلها.

يمكنك أيضاً إنشاء نموذج اعرف عميلك (KYC) هذا بوضع أي أسئلة تريد أن يجيب عليها شريكك المحتمل. ومع ذلك، فإن رفض ملء المعلومات الأساسية للشركة وتقديم بعض المستندات العامة يجب أن يكون بالتأكيد إنذاراً لك.

حسناً، لماذا تحتاج كل هذه المعلومات؟ هناك سببان وجيهان على الأقل لذلك:

1) لتقييم المخاطر الخاصة بك أثناء القرار فيما إذا كنت تريد التعامل مع تلك الشركة أم لا. 2) إذا ساءت الأمور بعد إبرام العقد وللتأكد من أن لديك معلومات كافية عن الطرف الآخر للمطالبة بحقوقك القانونية وضمان أن يكون لديك المعلومات الكافية.

2. كن واضحا الأمر المهم الآخر هو التواصل مع الطرف المقابل ، قبل وبعد إبرام العقد. غالبًا ما يجري الطرفان مفاوضات بهدف إبرام العقد بمجرد توقيع الطرفين على وثيقة مكتوبة واحدة تحتوي على جميع الشروط اللازمة. الا أنه، بموجب العديد من التشريعات المحلية، قبل توقيع العقد بالفعل، قد تجد الأطراف نفسها ملزمة بالعقد بمجرد قبول العرض دون قيد أو شرط.

وهذا أمر شائع بالنسبة للسوق الزراعية، حيث تخضع العديد من العقود للقانون الإنجليزي وغالبًا ما يتم الوصول إلى الاتفاقات عن طريق البريد الإلكتروني أو المراسلات الأخرى. بمعنى آخر، قد تعتقد الأطراف أثناء المفاوضات أنها مجرد مناقشة شروط المعاملة المحتملة وليس لديها أي مسؤولية عند إيقاف المفاوضات، ولكن في الواقع قد تكون ملزمة بالفعل بالعقد دون أن تشعر.

لتجنب مثل هذه المفاجآت ، يجب أن تكون واضحًا على الأقل فيما يتعلق بماهية عرضك، وما هي شروط العرض (على سبيل المثال، مدة صلاحيته)، وكيف يجب قبوله من أجل إبرام عقد ملزم. إذا كنت لا تريد أن تكون طرفاً في العقد حتى يوقعه الطرفان، فقم بالإشارة إلى ذلك بشرط أن يكون هذا الشرط واضحًا في مراسلاتك. على سبيل المثال، بوضع علامة على جميع المراسلات «الخاضعة للعقد» ، فإنك تشير إلى أنك غير ملزم بالعقد حتى الآن.

إن التواصل الواضح لا يقل أهمية أثناء تنفيذ العقد. يجب إبلاغ الطرف المقابل لك بشكل صحيح بكل خطوة في عملية التنفيذ، و يجب تقديم جميع الإشعارات والمستندات المطلوبة وفقًا لذلك.

يجب أن تكون جميع الرسائل واضحة ولا لبس فيها. يجب ألا تدع الرسالة مجالاً للتفسير الخاطئ من قبل الطرف الآخر.

تذكر دائمًا أن كل كلمة مهمة. لذلك، لا ينبغي أن تتضمن المراسلات أشياء يمكن أن تفسر على أنها تتعارض مع شروط العقد. بعض التوصيات “الفنية” فيما يتعلق بالمراسلات التي قد تكون حاسمة في التأسيس لصفقة ناجحة مع الطرف المقابل:

1. حدد بوضوح بأن اتصالاتك مع الطرف المخاطَب مرتبطة ومتعلقة بالعقد ذي الصلة. 

2. أكد على ماجاء في المحادثات الهاتفية بواسطة رسائل البريد الإلكتروني.

3. احتفظ بجميع المراسلات مع الطرف المخاطَب بترتيبها الزمني وفي المكان المناسب. إذا تم استخدام برامج المراسلة (WhatsApp و Viber و Telegram وما إلى ذلك) ، فتأكد من نسخها و عمل نسخة احتياطيًا بشكل صحيح، و عدم حذف هذه المراسلات تلقائيًا بعد مرور بعض من الوقت.

في حالة حدوث مشكلة ، قد تكون الخطوات المذكورة أعلاه حاسمة في إثبات قضيتك وعدم ترك أي شك بشأن ما تم الاتفاق عليه بالفعل ووعدت به الأطراف.

3. اعرف عقدك جيداً يجب ايلاء اهتمام خاص بشروط مشروع العقد الخاص بك. تأكد من أن:

) ادراج جميع المصطلحات اللازمة دون تضارب ؛

(2) فهم جميع حقوقك والتزاماتك وحقوق الطرف المقابل ؛

(3) رغبتك وقدرتك على تأدية الالتزمات التي ستتعهد بها.

لتجنب السهو، يُنصح التجار أيضًا بالاطلاع على قائمة بالشروط الأساسية الهامة للعقد أثناء التفاوض عليه.

تأكد من تضمين عقد غرفة تجارة الحبوب والأعلاف (Gafta) أو اتحاد جمعيات الزيوت والبذور والدهون (Fosfa) القياسي الصحيح للسلعة التي تبيعها أو تشتريها ولشروط التسليم التي تنوي استخدامها.

في كثير من الأحيان لا يأخذ التجار على محمل الجد أن تتضمن عقودهم المعايير الصحيحة، ويقعون في خطأ كبير! تأكد من أنك تعرف وتفهم شروط نموذج غرفة تجارة الحبوب والأعلاف (Gafta) أو اتحاد جمعيات الزيوت والبذور والدهون (Fosfa) الذي تقوم باستخدامه.

4. تابع العقد إن الجزء الرئيسي من التنفيذ السليم هو الوفاء بالالتزامات في الامتثال الصارم لشروط العقد. وفيما يلي بعض الخطوات التي قد تساعد في التنفيذ السليم:

1) ضع قائمة بالإجراءات الواجب اتخاذها والمواعيد النهائية. هذا يساعد على تجنب الأخطاء أو السهو.

2) قم بتسجيل جميع الخطوات المتخذة والأحداث الرئيسية أثناء تنفيذ العقد. فقد يساعد ذلك في مرحلة حل النزاع إذا ساءت الأمور. 

3) يجب تخزين نسخ من جميع وثائق الشحن وغيرها من الوثائق المتعلقة بالعقد في المكان المناسب بالترتيب المنتظم (في المجلدات ذات الصلة ، والمجلدات الفرعية). يتضمن ذلك أيضًا إثباتات تسليم المستندات إلى الطرف المقابل (لا تنس تنزيلها من نظام التتبع الخاص بالبريد السريع).

5. الرد بطريقة مناسبة قد تنشأ خلافات أو نزاعات أثناء التنفيذ. واستجابتك في مثل هذه الظروف يجب أن تكون مدروسة. إذا حاول أحد الأطراف خرق العقد أو خرقه بالفعل وبقي الطرف الآخر صامتاً، فقد يتم تفسير هذا الصمت على أنه قبول بذلك، مما يعني أنه قد يكون الوقت متأخراً للغاية لإعادة عقارب الساعة إلى الوراء. لذلك، بمجرد حدوث المشكلة، من المهم تحديد وضعك للطرف المقابل بوضوبشكل واضح ودون تأخير.

الأمر نفسه ينطبق على تصرفاتك، إذا كنت تقوم بالأداء حسب طلب الطرف المقابل، ولكن ليس كما ينص العقد على أنه ينبغي القيام به، فقد قمت بتغيير الاتفاق ولا يمكنك العودة إلى الشروط المتفق عليها مسبقًا. القاعدة بسيطة للغاية هنا: يجب عليك اتباع تعليمات الطرف الآخر بشرط أن تكون التعليمات تعاقدية.

من الشائع أيضًا أن تتطلب المشاكل تدخلًا سريعًا للغاية من صانعي القرار والمحامين. ينبغي أن يضعوا الأمور في نصابها بسرعة وبشكل كامل، وأن يتم تزويدهم بجميع التفاصيل والمراسلات ووثائق القضية ذات الصلة لاتخاذ قرار مدروس جيدًا وبالتالي تقديم المشورة القانونية المناسبة.